Quiz VeriFactu: ¿Estás preparado?

Qué es VeriFactu: el sistema que cambia la facturación en España

VeriFactu (abreviatura de "Verificación de Facturas") es el nuevo sistema de la Agencia Tributaria española para garantizar la integridad y trazabilidad de todas las facturas emitidas en el territorio nacional. Forma parte del Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación, aprobado en el Real Decreto 1007/2023.

En esencia, VeriFactu obliga a que todo software de facturación genere un registro electrónico inalterable por cada factura emitida. Estos registros se encadenan criptográficamente mediante un sistema de hashes similar al de blockchain: cada registro contiene un hash del registro anterior, haciendo técnicamente imposible modificar, eliminar o reordenar facturas sin que la cadena se rompa.

Llevo siguiendo la implementación de VeriFactu desde su anuncio, y puedo decir que es el cambio más significativo en la facturación española en décadas. Afecta a todos los autónomos y empresas que emitan facturas, salvo los que ya estén en el SII (Suministro Inmediato de Información).

Calendario de implementación: fechas clave

El calendario de VeriFactu establece las siguientes fechas:

• 29 de diciembre de 2023: publicación del Real Decreto 1007/2023 en el BOE.
• 1 de julio de 2025: fecha límite para que los desarrolladores de software tengan sus productos homologados y certificados ante la AEAT.
• 1 de julio de 2026: fecha de obligatoriedad para autónomos, pymes y empresas. A partir de esta fecha, todas las facturas deben emitirse con software que cumpla VeriFactu.

Es importante destacar que, aunque la fecha oficial es julio de 2026, la transición debe empezar antes. No puedes esperar al 30 de junio para buscar software, migrarlo y aprender a usarlo. Mi recomendación es tener el software listo y en funcionamiento al menos 2-3 meses antes del plazo.

Requisitos técnicos del sistema VeriFactu

VeriFactu exige que el software de facturación cumpla con los siguientes requisitos técnicos:

• Registro electrónico por factura: cada factura emitida genera automáticamente un registro en formato XML que contiene todos los datos fiscales de la operación.
• Hash criptográfico SHA-256: cada registro incluye un hash calculado a partir de los datos de la factura y del hash del registro anterior, creando una cadena inalterable.
• Huella digital del software: el propio software queda identificado en cada registro, de modo que se puede verificar qué programa generó la factura.
• Envío opcional a la AEAT: el reglamento contempla dos modalidades. En la primera (VeriFactu "con envío"), los registros se envían automáticamente a la AEAT en el momento de la emisión. En la segunda (VeriFactu "sin envío"), los registros se almacenan localmente y se presentan cuando la AEAT lo solicite.
• Conservación garantizada: los registros deben conservarse durante el plazo de prescripción fiscal (4 años mínimo).
• Código QR: cada factura debe incluir un código QR que permita a la AEAT verificar su autenticidad.

Software de facturación compatible con VeriFactu

Los principales proveedores de software de facturación en España están trabajando en la adaptación de sus productos. A fecha de febrero de 2026, estos son los más conocidos:

• Holded: ya ha anunciado compatibilidad VeriFactu para todos sus planes.
• Billin: incluye VeriFactu en su plan de actualización.
• Quipu: ha confirmado la adaptación antes del plazo legal.
• Contasol: software de escritorio con actualización VeriFactu programada.
• Sage: solución empresarial con VeriFactu integrado.
• A3: referencia en asesorías, con módulo VeriFactu.

Antes de elegir un software, verifica que el proveedor garantice por escrito la compatibilidad con VeriFactu y que el producto esté (o vaya a estar) incluido en el registro de software homologado de la AEAT.

Impacto real de VeriFactu para autónomos

Para la mayoría de autónomos, el impacto práctico de VeriFactu se resume en:

• Obligación de usar software: si hasta ahora facturabas con Excel, Word o un generador de PDF, tendrás que migrar a un software homologado. Esto tiene un coste (desde 0€/mes en planes gratuitos hasta 20-50€/mes en planes completos).
• Mayor control fiscal: Hacienda tendrá acceso en tiempo real (o casi) a todas tus facturas emitidas. Esto reduce el margen para errores pero también para fraude.
• Simplificación de obligaciones: a medio plazo, VeriFactu podría simplificar la presentación del modelo 303 (IVA trimestral), ya que Hacienda tendría los datos directamente.
• Curva de aprendizaje: si no estás acostumbrado a software de facturación, necesitarás invertir tiempo en aprender la herramienta.

El lado positivo es que un buen software de facturación te ahorra tiempo: automatiza la numeración, calcula impuestos, genera informes y te avisa de plazos fiscales. A largo plazo, la mayoría de autónomos que conozco agradecen haber dado el paso.

Sanciones por incumplimiento de VeriFactu

El régimen sancionador de VeriFactu es severo. Las sanciones se dividen en dos categorías:

• Uso de software no homologado: sanción de hasta 50.000€ por ejercicio fiscal. Se aplica tanto al autónomo/empresa que usa el software como al desarrollador que lo produce sin cumplir los requisitos.
• Manipulación de registros: la alteración, eliminación o falsificación de registros de facturación se considera infracción tributaria grave, con sanciones proporcionales a la cuota defraudada (mínimo 50% de la cuota, máximo 150%).

En la práctica, la AEAT ha anunciado que durante los primeros meses de obligatoriedad aplicará un periodo de "gracia informativa", priorizando la orientación sobre la sanción. Sin embargo, no hay garantía de que este periodo se aplique a todos los casos, y la mejor estrategia es estar preparado antes del plazo.

Pasos concretos para adaptarse a VeriFactu

Si eres autónomo y todavía no te has adaptado, estos son los pasos que te recomiendo:

• Paso 1: Evalúa tu situación actual. Usa el test de esta página para saber en qué punto estás.
• Paso 2: Elige un software. Compara opciones según tu volumen de facturación, presupuesto y necesidades. Los más populares entre autónomos son Holded, Billin y Quipu.
• Paso 3: Migra tus datos. Importa tu lista de clientes, productos y la numeración de facturas anterior. La mayoría de software permite importar desde CSV.
• Paso 4: Emite facturas de prueba. Antes de usar el software en real, haz pruebas con facturas ficticias para familiarizarte con la interfaz.
• Paso 5: Coordina con tu asesor. Tu gestor fiscal necesita acceso al software o a los informes que genera para preparar tus declaraciones trimestrales.
• Paso 6: Activa VeriFactu. Cuando el software lo soporte, activa la generación de registros VeriFactu y verifica que funciona correctamente.

Diferencia entre VeriFactu y el SII

El SII (Suministro Inmediato de Información) es un sistema que ya existía antes de VeriFactu, obligatorio para grandes empresas (facturación superior a 6 millones de euros), empresas inscritas en el REDEME y grupos de IVA. El SII requiere enviar los registros de facturación a la AEAT en un plazo de 4 días desde la emisión.

Las diferencias clave entre VeriFactu y el SII son:

• Ámbito de aplicación: VeriFactu afecta a autónomos y pymes; el SII solo a grandes empresas.
• Tecnología: VeriFactu usa hash encadenado (inalterabilidad local); el SII se basa en el envío telemático directo a la AEAT.
• Plazo de envío: en VeriFactu con envío, el registro se transmite en el momento de la emisión; en el SII, hay 4 días de plazo.
• Compatibilidad: los contribuyentes que ya están en el SII no necesitan cumplir con VeriFactu, ya que el SII ofrece un nivel de control igual o superior.

Si eres autónomo o pyme y no estás en el SII (que es lo más probable), VeriFactu es tu obligación a partir de julio de 2026.