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Requisitos legales de una factura en España: guía completa

La facturación es una de las obligaciones más importantes de cualquier autónomo en España. No se trata solo de cobrar: cada factura que emites es un documento mercantil con valor legal y fiscal, regulado por el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012). Incumplir sus requisitos puede acarrear sanciones, y además una factura incorrecta puede ser rechazada por tu cliente o por Hacienda.

En mi experiencia revisando facturas de autónomos, los errores más habituales son la falta de datos obligatorios, la numeración incorrecta y la confusión entre factura simplificada y factura completa. Vamos a repasar cada requisito en detalle.

Numeración correlativa: la regla de oro

Toda factura debe llevar un número correlativo dentro de una serie. Esto significa que no puedes saltar números: si tu última factura fue la 2026-015, la siguiente debe ser la 2026-016. Si necesitas diferenciar tipos de operaciones, puedes usar series distintas (por ejemplo, "S-" para servicios y "P-" para productos), pero dentro de cada serie la numeración debe ser consecutiva.

Un error habitual es emitir una factura, eliminarla porque tiene un error, y volver a emitir otra con el mismo número. Esto no está permitido. Si necesitas corregir una factura ya emitida, debes emitir una factura rectificativa (ver más abajo).

La serie de facturación se reinicia normalmente cada año fiscal. Así, la primera factura de 2026 sería la 2026-001, independientemente de cuál fue la última de 2025.

Datos obligatorios en una factura completa

Según el Reglamento de Facturación, una factura completa debe contener todos estos datos:

• Número de factura (y serie, si procede).
• Fecha de emisión y, si difiere, fecha de la operación.
• Datos del emisor: nombre completo o razón social, NIF y domicilio fiscal.
• Datos del destinatario: nombre completo o razón social, NIF y domicilio fiscal.
• Descripción de la operación: detalle suficiente de los bienes entregados o servicios prestados, incluyendo cantidad y precio unitario (sin IVA).
• Base imponible: el importe total antes de impuestos.
• Tipo impositivo de IVA aplicado (21%, 10%, 4% o exento) y cuota de IVA resultante.
• Importe total a pagar.
• Si aplica, la retención de IRPF y su cuantía.

Para operaciones de menos de 400 euros (o menos de 3.000 euros en determinados sectores), puedes emitir una factura simplificada (el antiguo "ticket"), que no requiere los datos completos del destinatario. Sin embargo, si tu cliente necesita deducirse el IVA, te pedirá factura completa.

Retención e IRPF en factura: cuándo y cuánto

Si como autónomo prestas servicios profesionales a empresas u otros profesionales, en la mayoría de casos debes aplicar una retención de IRPF del 15% sobre la base imponible. Esta retención la ingresa tu cliente en Hacienda a tu nombre, y se descuenta de tu declaración de IRPF anual.

Los nuevos autónomos (en el año de alta y los dos siguientes) pueden aplicar una retención reducida del 7%. Para ello, deben comunicarlo al pagador mediante una declaración censal (modelo 036/037).

No todas las actividades requieren retención. Las actividades empresariales (comercio, hostelería, construcción...) generalmente no aplican retención en sus facturas, solo las actividades profesionales (consultores, diseñadores, abogados, médicos, etc.) clasificadas en la sección segunda y tercera del IAE.

VeriFactu y factura electrónica: lo que cambia en 2026

A partir del 1 de julio de 2026, todos los autónomos y empresas deberán utilizar software de facturación que cumpla con el sistema VeriFactu. Este sistema exige que cada factura genere un registro electrónico con un hash criptográfico encadenado, garantizando que no se puedan modificar ni eliminar facturas sin dejar rastro.

Esto significa que herramientas como Excel, Word o generadores de PDF simples como este no serán suficientes como sistema principal de facturación a partir de julio 2026. Necesitarás un software homologado (Holded, Billin, Quipu, Contasol, etc.) que genere y envíe los registros VeriFactu a la AEAT.

Sin embargo, este generador de facturas sigue siendo útil como herramienta complementaria para crear borradores, proformas o facturas de emergencia mientras te adaptas al nuevo sistema.

Facturas rectificativas: cómo corregir errores

Si has emitido una factura con errores (datos incorrectos, importe mal calculado, etc.), no puedes simplemente borrarla y emitir otra. Debes emitir una factura rectificativa que:

• Lleve su propia numeración (serie "R-" o similar).
• Identifique claramente la factura original que se rectifica.
• Indique el motivo de la rectificación.
• Contenga los datos correctos o, alternativamente, solo las diferencias con la factura original.

Las facturas rectificativas deben emitirse antes de que transcurran 4 años desde la fecha de devengo de la operación original. Si el error afecta al IVA, también debes incluir la rectificación en la declaración del trimestre correspondiente.

Conservación de facturas: plazos y formato

La normativa fiscal establece que las facturas deben conservarse durante el plazo de prescripción fiscal: 4 años. Sin embargo, el Código de Comercio exige conservar la documentación mercantil durante 6 años. Por seguridad, es recomendable guardar tus facturas al menos 6 años.

Las facturas pueden conservarse en formato digital siempre que se garantice su legibilidad, integridad y accesibilidad. Con VeriFactu, la conservación digital será el estándar, ya que cada factura queda registrada electrónicamente.

Consejo: crea una estructura de carpetas por año y trimestre, y haz copias de seguridad periódicas en la nube. Una factura que pierdes es un gasto que no puedes deducir.

Errores comunes al facturar (y cómo evitarlos)

Después de revisar cientos de facturas de autónomos, estos son los errores que encuentro con más frecuencia:

• Olvidar el NIF del cliente: sin NIF, la factura no es válida. Pide siempre los datos fiscales completos antes de facturar.
• Aplicar el IVA incorrecto: el tipo general es el 21%, pero hay actividades y productos con tipos reducidos (10%) y superreducidos (4%). Comprueba cuál te corresponde.
• No aplicar retención cuando es obligatorio: si eres profesional y facturas a empresa, la retención es obligatoria. Su omisión puede generar sanciones para tu cliente.
• Saltar números de factura: cualquier salto en la numeración levanta alertas en una inspección fiscal. Si anulas una factura, conserva el hueco con una nota "anulada".
• Confundir fecha de emisión y fecha de operación: la fecha de emisión es cuando generas la factura; la fecha de operación es cuando se prestó el servicio. Si difieren, ambas deben constar.
• No incluir descripción suficiente: "Servicios profesionales" es demasiado vago. Detalla qué servicio, para qué proyecto o periodo.
• Emitir facturas sin estar dado de alta: las facturas anteriores al alta como autónomo pueden generar problemas con Hacienda y la Seguridad Social.